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企業erp係統需不需要定期進行體檢?

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企業erp係統需不需要定期進行體檢?

發布日期:2019-03-18 作者: 點擊:

企業每年對企業erp係統的體檢是不是少之而少,阻止不了問題的出現性,卻不少在使用erp係統的時候經常會說,這個軟件不行呀,一點用沒有,倉庫數據對不上,車間數據對不上,業務數據對不上,供應商客戶數據也對不上,哪哪哪都對不上……

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看起來又是erp軟件的錯,絕對不是;erp軟件發展到現在,無論哪一家從計算的角度來說,都非常精準;

那問題到底出在哪兒?


每年香蕉app污的都會給自己做一個體檢,這是對自己負責,以確定身體的健康程度。那麽對於erp係統來說呢,在係統上線之後,也需定期對其進行“體檢”,以確定係統的運行狀況。當發現體檢的結果不理想時,就需要有針對性的采取措施來進行優化。

erp的體檢,可以從以下幾個指標來進行檢驗。

指標一:數據的準確度

在給erp係統進行體檢的時候,最綜合的指標就是數據的準確度。如果erp係統相關的操作規範沒有嚴格執行,那麽最終反映到數據上,就是數據誤差比較大。如倉庫的賬上數量與實物不符等。

具體應要核對如下幾組數據的準確率。

一、erp係統賬上庫存數量與實物數量的一致性

在使用erp係統後,以係統數據做基礎,對實物進行盤點,然後確定兩者之間的差異,並做原因分析,還可以了解用戶是否按標準在操作。

二、訂單中的未交貨明細

包括采購訂單上的未交貨明細和銷售訂單上的未交貨明細,根據其他單據更新的采購訂單和銷售訂單,同時涉及多部門合作,如有問題,就要采取措施,來確保各部門的友好協作。

三、需要查看單據編號等是否符合要求

企業在上erp係統之前,一般都需要編製一套編碼規則,包括各種單據的編號、產品編號、員工編號等。在實際工作中,員工流動及其他原因會導致編碼混亂。不一致的編碼規則會導致其它部門查詢數據的困難。故在體檢時,可以查詢員工是否按編碼規則在進行編碼,並加強對相關用戶的培訓。

數據的準確度是最能夠反映erp係統運行狀況的一個指標。在給erp係統體檢時,根據需要抓住基礎數據,對價格表、供應商明細表等記錄進行審核。係統稽核人員還可進行不定期抽檢。


指標二:流程的標準化


現在大部分erp係統都是以流程驅動的。也就是說,根據業務流程來開發、設計、實施、操作erp係統。這就給了香蕉视下载app最新版ioses破解版第二個erp係統體檢的指標,即評估企業用戶操作流程的標準化。


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在評估這個指標的時候,需要抓住企業的關鍵流程,具體抓住以下幾個流程即可。


一、銷售循環流程


包括客戶審核、信用複核、銷售接單、發貨等多個環節。建議抓住關鍵環節的關鍵點,看看用戶操作是否到位。


二、相關計劃的操作流程


如對於先接單後采購的企業來說,需要根據銷售訂單來生成采購計劃。在體檢時,就需要考慮後續的操作跟這個計劃的符合程度。一般來說,如果計劃與實際符合,需要先更改計劃,而不能夠直接在後續的單據中進行更改。如銷售訂單有變化,就需要先更改銷售訂單,然後再根據更改後的銷售訂單來調整銷售計劃與采購計劃。這是前後一致的流程。如果發現這裏有不一致,那麽係統稽核人員就需要分析不一致的原因,並尋求後續的措施。


三、采購循環流程


在這個流程中,主要是采購單流程與采購收貨流程。對於采購單來說,企業是否允許無單采購,一般都要求有原始的單據。係統稽核人員可以在erp係統中導出沒有原始單據的采購訂單,然後進行追蹤分析。在給erp係統體檢時,可以分析單據是否完備。如果完備的話,則說明相關操作按流程辦事,否則就需要進行後續的完善操作。


四、付款流程


對於erp係統來說,付款業務主要就是核對相關單據的內容。如對於供應商付款來說,需要考慮采購訂單、供應商發票、入庫單等單據是否齊備,金額是否有問題。同時還需關注,有沒有重複付款的單據等。分析這些單據,可以判斷與付款相關的用戶在操作上是否標準,有沒有偷工減料,甚至舞弊的事件發生。


五、注意一些特殊的流程


還有一些企業管理層比較重視的內容,如預收款、預付款業務,這便需要做特殊流程。如對於預收款業務來說,需要客戶付款後才能夠安排生產或者安排出貨。


分析員工的操作是否符合標準化流程的要求,也是erp係統體檢的一個重要內容。


指標三:用戶依賴erp係統的程度


當erp係統運用的比較熟練之後,用戶對erp係統的依賴程度會很強。當erp係統不能夠運行時(如停電等原因),用戶將無法開展正常的工作。如果企業能夠達到這種程度,那麽可以從宏觀上說明erp運行的還是不錯的。



一般來說,可以從如下幾個角度來評估用戶對erp係統的依賴程度。


一、企業用戶手工操作的程度


對erp係統操作越熟練越依賴,那麽手工操作的作業就越少。在erp係統上線前使用手工帳管理倉庫。在使用了erp係統後,用戶查詢庫存數據隻要從係統中查詢即可,說明用戶對係統操作越來越依賴。由於相關的限製,雖然不能夠從根本上杜絕手工操作,但是手工操作應該越少越好。



二、高層對erp係統的應用係統

 

erp係統一般分為兩個階段。一個是操作階段,主要是企業的中低層人員在係統中錄入相關的交易數據。二是分析決策階段。在這個階段中,企業的中高層管理人員會積極的使用erp係統,如各種報表等等,為自己的決策提供數據的支持。在erp係統體檢時,需要評估企業現在所處的階段。如果長期處於第一階段,那麽顯然erp的運行是不怎麽完善的,在後期需要積極的改進。


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